Nóminas en papel versus Nóminas digitales

¿Quién no ha vivido el ansiado ritual cada mes en que había que pasar por el departamento de recursos humanos para recoger las nóminas?

En muchas de estas ocasiones acompañando al recibo de salarios se recibían las cantidades en metálico o bien un talón bancario para hacer efectivos los emolumentos devengados.

Todo esto va quedando atrás, hoy día la domiciliación bancaria es el sistema prácticamente estandarizado a la hora de gestionar los pagos de nóminas y como se comenta en la Orden de 27 de diciembre de 1994 en estos casos ni siquiera es necesario que el empresario recabe la firma del trabajador para su archivo entendiéndola sustituida por el comprobante de abono expedido por la sucursal bancaria.

Por otra parte, en aras de la productividad de los recursos, muchas organizaciones con un volumen elevado de empleados han venido implementando sistemas de gestión tipo portal del empleado en el que además de disponer de las nóminas mensuales los trabajadores pueden hacer solicitudes de vacaciones, de permisos o dejar reflejadas otras contingencias.

Bien, y es aquí donde con la Justicia hemos topado, pues la misma no en todas las ocasiones va al mismo compás que la realidad social y tecnológica.

Así lo ilustra el caso de una empresa madrileña del sector de contact center que comunicó al conjunto de la plantilla un nuevo sistema de visualización del recibo de nómina, para sustituir a la entrega individualizada del papel. Habilitó para cada trabajador un acceso individual mediante clave personal al portal del empleado, donde podía visualizar su nómina, imprimirla o guardarla en formato .pdf desde cualquier terminal con acceso a internet y de este modo la empresa dejó de entregar copia alguna de nómina en papel.

Resultado. El comité de empresa no está conforme porque de la forma en la que lo planteó la empresa los trabajadores salían perjudicados, teniendo que utilizar su tiempo libre y recursos propios puesto que ni todos los trabajadores disponen de correo electrónico ni la empresa disponía de equipos suficientes para permitir la consulta.

El conflicto colectivo denunciado va a parar a la Audiencia Nacional que termina estimando las pretensiones del comité de empresa. Resulta interesante reproducir los fundamentos de derecho esgrimidos para sustentar tal decisión:

Nos encontramos con una obligación de hacer, que no puede ser sustituida unilateralmente por el deudor ( artículo 1166 del Código Civil ) imponiendo cargas al trabajador, de modo que la empresa demandada que unilateralmente ha introducido un nuevo sistema de visualización del recibo de nómina sustituyendo al existente mediante la entrega en papel del recibo de nómina sin facilitar a los trabajadores medios accesibles teniendo en cuenta que, en el presente caso, ha quedado acreditado que en la empresa demandada no todos los trabajadores tienen correos personales ni todos pueden acceder desde terminales al portal del empleado, los teleoperadores tienen restringido el acceso a Internet en el trabajo, en el puesto instalado por la empresa para acceder al portal del empleado e imprimir la nómina no se puede acceder a la conexión USB para hacer la descarga de la nómina, los trabajadores acuden al puesto durante su tiempo de descanso y además ,dado el número de trabajadores de la empresa, al existir un solo puesto se forman colas, por lo que de acuerdo con la doctrina anteriormente expresada, la demanda debe merecer favorable acogida porque el convenio colectivo de aplicación, no contiene particular alguno al respecto que sustituya, modifique o contemple de alguna forma, la practica observada por la empresa que hasta noviembre de 2014, ha venido cumpliendo tal obligación de hacer mediante entrega en papel del recibo individual de salarios.

El sistema de visualización y entrega de nómina mediante la entrega en papel del recibo puede ser sustituido, siempre que se cumplan determinadas condiciones, que en el presente supuesto no concurren.

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No se indica que se contravenga el artículo 29.1 del ET que indica que deberá entregar un recibo individual justificativo y ajustado “al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan” puesto que el que se pone a disposición es idéntico al que se entregaba en papel.

Lo que la Audiencia Nacional estima es que, para poder sustituir la entrega de recibo de salario en soporte papel, los trabajadores tienen que poder acceder a la nómina mediante terminales puestos a su disposición por la empresa en número suficiente, durante el tiempo de trabajo y con la posibilidad de imprimirlo o almacenarlo sin trabas.

Así las cosas está claro que ya hemos pasado por la etapa de prescindir de la firma del trabajador pero no del papel, al menos no de cualquier manera.